Deze privacyverklaring beschrijft hoe Loonova omgaat met uw persoonsgegevens, in het bijzonder bij salarisadministratie, belastingaangiften en adviesdiensten.
Wij hechten veel waarde aan uw privacy en gaan zorgvuldig, vertrouwelijk en transparant met persoonsgegevens om. Loonova verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.
In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke grondslagen en welke rechten u heeft.
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
Loonova
E-mail: info@loonova.nl
Telefoon: 06 24 46 14 94
Website: www.loonova.nl
Loonova is werkzaam in heel Nederland en richt zich met name op salarisverwerking, interim-ondersteuning en advies aan werkgevers en particulieren.
Wanneer Loonova persoonsgegevens verwerkt voor werkgevers (bijvoorbeeld medewerkers van klanten), doet zij dit in de rol van verwerker. De werkgever is in dat geval de verantwoordelijke en sluit met Loonova een verwerkersovereenkomst.
Loonova verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van haar diensten. Het gaat onder meer om de volgende categorieën gegevens:
- Identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, BSN (indien wettelijk vereist), kopie identiteitsbewijs (uitsluitend wanneer noodzakelijk en volgens de wettelijke voorschriften).
- Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer en andere zakelijke contactgegevens.
- Financiële en salarisgegevens: bankrekeningnummer, loonafspraken, vergoedingen, inhoudingen, pensioen- en verzekeringsgegevens, fiscale gegevens voor loon- en inkomstenbelasting.
- Arbeids- en HR-gegevens: gegevens uit arbeidsovereenkomsten, functie, dienstverband, verlof, beoordelingen en relevante documenten voor salaris- en personeelsadministratie.
- Bijzondere persoonsgegevens: alleen indien strikt noodzakelijk en toegestaan door de wet, bijvoorbeeld gegevens over gezondheid in het kader van ziekteverzuimbegeleiding via de werkgever, en altijd zo beperkt mogelijk.
- Communicatiegegevens: inhoud van e-mails of andere berichten die u aan Loonova stuurt en notities die tijdens contactmomenten worden gemaakt.
Welke gegevens concreet worden verwerkt, hangt af van de dienst die u of uw werkgever bij Loonova afneemt.
Loonova verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden. De belangrijkste doeleinden en bijbehorende rechtsgronden zijn:
- Uitvoering van een overeenkomst: om salarisverwerking, interim-werkzaamheden, belastingaangiften of adviesdiensten uit te voeren waarvoor u of uw organisatie Loonova heeft ingeschakeld.
- Nakoming van wettelijke verplichtingen: om te voldoen aan fiscale en sociale zekerheidswetgeving, arbeidsrechtelijke verplichtingen en bewaartermijnen (bijvoorbeeld richting Belastingdienst en andere autoriteiten).
- Administratie en bedrijfsvoering: voor interne administratie, facturatie, dossiervorming, kwaliteitsbewaking en het beheren van de zakelijke relatie.
- Contact en communicatie: om vragen te beantwoorden, afspraken te maken, ondersteuning te bieden en u op de hoogte te houden van relevante wijzigingen in wetgeving of dienstverlening.
- Gerechtvaardigd belang: in enkele gevallen verwerkt Loonova gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het voorkomen van fraude, het verbeteren van processen of het voeren van een (juridisch) geschil. Hierbij wordt steeds zorgvuldig afgewogen of uw privacybelang niet zwaarder weegt.
- Toestemming: wanneer de wet dit vereist, zal Loonova om uw uitdrukkelijke toestemming vragen. U kunt deze toestemming altijd weer intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking.
Loonova bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.
In de praktijk hanteert Loonova onder meer de volgende uitgangspunten:
- Salaris- en personeelsadministratie: gegevens worden in de regel maximaal 7 jaar bewaard na afloop van het boekjaar waarin de gegevens betrekking hebben, in verband met fiscale bewaarplichten en eventuele claims.
- Belastingaangiften voor particulieren: relevante stukken en gegevens worden doorgaans tot 7 jaar na het betreffende belastingjaar bewaard.
- Overeenkomsten en opdrachtgegevens: worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en gedurende een redelijke periode daarna (bijvoorbeeld tot verjaring van eventuele vorderingen).
- Communicatie en contactverzoeken: worden bewaard zolang dat nodig is om uw vraag of verzoek af te handelen en een goede dossiervorming te waarborgen.
Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens zorgvuldig verwijderd of geanonimiseerd, zodat ze niet langer tot u herleidbaar zijn.
Loonova verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of wanneer u daar zelf toestemming voor heeft gegeven.
Derden met wie Loonova persoonsgegevens kan delen zijn onder andere:
- Softwareleveranciers voor salaris- en administratiesystemen;
- Hosting- en IT-dienstverleners;
- Arbodiensten, andere adviseurs of externe specialisten, indien dit nodig is voor uw dienstverlening;
- Belastingdienst en andere (toezicht)instanties, wanneer dit wettelijk verplicht is.
Met partijen die in opdracht van Loonova gegevens verwerken (verwerkers) worden verwerkersovereenkomsten gesloten. Daarin worden onder meer afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en hulpmiddelen die zij gebruiken. Loonova blijft in die gevallen verantwoordelijk voor de verwerking.
Wanneer u klant bent via uw werkgever (bijvoorbeeld als medewerker waarvoor de salarisadministratie wordt gevoerd), maakt Loonova met uw werkgever afspraken over het delen van gegevens met derden.
Loonova neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Voorbeelden van maatregelen zijn:
- Gebruik van beveiligde (versleutelde) verbindingen waar mogelijk;
- Gebruik van betrouwbare en up-to-date salaris- en administratiesoftware;
- Beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen voor wie dit noodzakelijk is;
- Bewustwording en zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie;
- Regelmatige back-ups en beveiligingsupdates.
Hoewel Loonova veel doet om uw gegevens te beschermen, kan geen enkele vorm van gegevensverwerking volledig risicovrij zijn. Bij een eventueel datalek zal Loonova de wettelijke verplichtingen naleven en waar nodig betrokkenen informeren.
Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt, binnen de wettelijke kaders, een beroep doen op de volgende rechten:
- Recht op inzage: u mag vragen welke persoonsgegevens Loonova van u verwerkt.
- Recht op rectificatie: u mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: in bepaalde gevallen kunt u vragen om uw gegevens te laten verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking: u kunt verzoeken om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld in afwachting van de uitkomst van een bezwaar.
- Recht op overdraagbaarheid: u kunt vragen om de gegevens die Loonova van u verwerkt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of aan een andere dienstverlener te laten doorgeven, voor zover dit technisch mogelijk is.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang.
Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat Loonova niet voldoet aan de privacywetgeving. Uiteraard vindt Loonova het prettig als u eerst contact opneemt, zodat uw vraag of klacht samen kan worden opgelost.
De website van Loonova maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren en het gebruik ervan te analyseren.
Het gaat met name om functionele en anonieme analytische cookies. Deze zijn bedoeld om de website technisch goed te laten werken en inzicht te krijgen in het gebruik, zodat de dienstverlening kan worden verbeterd. Er wordt niet meer informatie verzameld dan hiervoor nodig is.
Wanneer aanvullende of trackingcookies worden gebruikt, wordt u hierover geïnformeerd en, indien vereist, om toestemming gevraagd via een cookie-melding of instellingen op de website.
Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u een van uw privacyrechten uitoefenen of wilt u een klacht melden? Neem dan gerust contact op met Loonova.
U kunt Loonova bereiken via:
E-mail: info@loonova.nl
Telefoon: 06 24 46 14 94
Website: www.loonova.nl/contact
Bij een verzoek om inzage, correctie, verwijdering of overdraagbaarheid kan Loonova u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren, zodat uw gegevens niet aan onbevoegden worden verstrekt.
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast. Op de website vindt u altijd de meest actuele versie.